Vasily Voropaev, fundador y CEO de Smartbrain.io, emprendedor en serie y defensor activo del trabajo y los equipos remotos, comparte su experiencia en material para Forbes.

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La crisis económica de los dos últimos años ha obligado a las empresas a tomar decisiones difíciles en materia de personal. Enfrentadas a presupuestos menguantes, muchas empresas sencillamente no pueden permitirse mantener empleados a tiempo completo con buenos salarios y prestaciones. Una salida es crear equipos híbridos, un modelo alternativo de gestión de empleados.

Llevo seis años ayudando a profesionales de TI de Rusia y Europa del Este a encontrar trabajo en empresas internacionales. Trabajan a distancia, mientras que el resto del equipo suele trabajar en la oficina. Ahora, la mayoría de mis 15.000 empleados trabajan así. Así que hoy quiero explicar cómo suelen formarse los equipos híbridos, por qué son tan eficaces y cómo optimizar los flujos de trabajo híbridos.

¿Qué son los equipos híbridos?

Los equipos híbridos están formados por empleados que trabajan desde la oficina, empleados remotos y autónomos remotos (o empleados externos remotos). Algunos empleados de oficina pueden trabajar desde casa algunos días de la semana. Su horario de trabajo puede ser flexible o estar claramente definido, pero la duración de la jornada laboral suele estar normalizada. Los empleados remotos contratados desde el exterior suelen ser contratados para completar tareas específicas (cuando el equipo “central” no puede encargarse de la tarea a tiempo). Las empresas suelen trabajar con autónomos o empleados externos si están satisfechas con la calidad de su trabajo, pero hay algunas empresas a las que les gusta probar con gente nueva para tener una perspectiva fresca.

Por qué los equipos mixtos funcionan para las empresas

Los equipos mixtos pueden atraer a empleados muy especializados, incluso del extranjero. Puede encontrar personas con las mismas aptitudes que usted necesita. Esto no suena tentador cuando buscas un gestor o un comercial de redes sociales. Pero si buscas un jefe de equipo con conocimientos avanzados de Python y Golang y que conozca bien las herramientas exactas que utilizará tu proyecto, esto puede ser muy valioso.

Algunas empresas, especialmente las nuevas, valoran las habilidades de los trabajadores remotos y autónomos porque aportan una perspectiva fresca que puede no estar disponible para alguien que ha trabajado en su empresa durante años

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Los trabajadores a distancia también
Los trabajadores remotos

suelen ser menos costosos y cuentan con una gran cantidad de conocimientos y experiencia

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Al mismo tiempo, gracias a un sistema híbrido, la empresa conserva su cultura y el encanto de la interacción personal. Hay un núcleo en el que siempre se puede confiar. Sin embargo, la empresa tampoco se ve limitada por la geografía a la hora de encontrar al empleado “ideal”.

Otras ventajas del modelo híbrido son

  • Resuelve el problema de escala.
  • Las tarifas por hora son más bajas que los salarios fijos.
  • Ahorro en alquiler de oficina/electricidad/café.
  • Reduce los conflictos dentro del equipo.
  • Los equipos pueden trabajar virtualmente 24 horas al día, 7 días a la semana, si es necesario.

En la mayoría de los casos, las empresas en crecimiento que buscan escalar rápidamente recurrirán a la subcontratación y al trabajo autónomo. Contar con empleados “subcontratados” puede evitar las molestias de buscar un nuevo espacio de oficina, comprar equipos de trabajo, organizar las comidas, etc.

Cómo encontrar empleados para un equipo mixto

Imagine una situación en la que un buen amigo de su círculo empresarial le recomienda un empleado: un desarrollador senior muy trabajador. ¿Aceptaría? Desgraciadamente, por supuesto, este escenario no es más que el argumento de una novela fantástica. Los buenos empleados son difíciles de encontrar. No aparecen en el mercado y, si lo hacen, son inmediatamente arrebatados por miles de empresas en busca de talento. Hay que contratar a un reclutador (y esperar que sea una buena persona) o recurrir a una agencia de contratación externa para resolver el problema.

Para los que no creen en milagros, estas son sus opciones

  • Redes sociales como Facebook, LinkedIn, WhatsApp/Telegram.
  • Grupos de interés en línea, comunidades, bolsas de trabajo.
  • Portales de empleo como Glassdoor, Indeed, Hired, Jora, Smartly, etc. (recuerda buscar fuera de tu país o región si estás considerando un enfoque híbrido).
  • Mercados de autónomos como Fiverr y Upwork. Hay muchas de estas plataformas y sus bases de datos son bastante grandes. Pero hay trampas, como las reseñas y valoraciones falsas, la información falsa en los CV y el trabajo de otras personas en los portafolios. También hay “joyas” menos conocidas entre ellas, pero puede que tengas que recorrer un poco antes de encontrarlas.
  • Agencias de contratación extranjeras. La mayoría tienen sitios web en inglés, y algunas incluso pequeñas sucursales en Estados Unidos y Europa. Disponen de grandes bases de datos y pueden encontrar rápidamente a los profesionales pertinentes que se les soliciten. Estos empleados suelen ser preseleccionados, por lo que el proceso de contratación lleva mucho menos tiempo. Esto resulta más eficaz cuando una empresa necesita encontrar un gran número de empleados para reducir costes o expandirse.

Características del trabajo con equipos mixtos

Un estudio de Harvard Business School Online reveló que el 81% de los empleados quiere adoptar un horario híbrido en el futuro, y el 61% quiere trabajar desde casa al menos dos o tres días a la semana

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Al mismo tiempo
Mientras tanto

, el 40% de los directivos encuestados duda de su capacidad para gestionar equipos con empleados remotos

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En mi opinión, por extraños que resulten los equipos mixtos, en realidad son más fáciles de trabajar, sobre todo si el trabajo está bien organizado. Estos son los principios fundamentales que hay que tener en cuenta

  • Mantén un control estricto con informes periódicos pero breves.
  • Las reuniones sólo sirven para tomar decisiones. Implicar a los empleados remotos.
  • Hay que establecer la comunicación entre todos los empleados.
  • Es fundamental organizar una formación inicial cualificada.
  • No escatime en fiestas de empresa y eventos para fomentar el espíritu de equipo. Si es posible, invite también a los empleados remotos a participar.

La mayoría de los directivos que he conocido en los últimos dos años coinciden en que, normalmente, si los empleados pueden hacer bien sus tareas en la oficina, su productividad no cambiará cuando se trasladen a un entorno remoto. Pero lo que realmente importa es una incorporación competente. Los empleados remotos deben tener claro con quién se comunican en la empresa, cómo se comunican, cuál es su área de responsabilidad y qué deben hacer si algo va mal. Incluso un simple Google Doc con todas las normas es importante. Esto suele ser lo más importante para cualquier equipo híbrido nuevo.